Kostnadshantering ger mervärde till byggledningstjänster
Ett betydande ingenjörsföretag behövde ett kostnadshanteringssystem för att stödja verksamheten i en ny affärsenhet som tillhandahöll byggledningstjänster. Kostnadshanteringssystemet behövde även stödja upphandling för projektägarens räkning. Kostnadshanteringssystemet behövde kunna kommunicera med projektägarnas ekonomisystem samt kundens kostnadsberäknings- och leverantörsansvarsinformationstjänster.
Kostnadshantering för byggledningstjänster
PLM-Zone levererade en kostnadshanteringstjänst lämplig för leverans av byggledningstjänster. Kostnadshanteringstjänsten integrerades i kundens kostnadsberäknings- och leverantörsansvarsinformationstjänster. Projekt kan skapas i kostnadshanteringstjänsten för olika projektägare. Integrationen i projektägarens ekonomisystem implementeras en gång och konfigureras för nya projekt efter behov. PLM-Zone och kunden utvecklade gemensamt en ny upphandlingsfunktion för kostnadshanteringstjänsten.
Fastställande av målkostnader
Kunden skapar självständigt ett nytt projekt och laddar upp en lämplig aktivitetskodstruktur för det. Kostnadsberäkningen hämtas antingen från kundens kostnadsberäkningstjänst eller laddas ner från en Excel-fil. Målberäkningen bildas automatiskt när kostnadsberäkningsdata tilldelas aktivitetskoderna. Samtidigt skapas en upphandlingsplan och paket för projektet.
Upphandling och leverantörshantering
Upphandlingen sker genom att välja och skapa offertförfrågningar (RFQ) som motsvarar upphandlingspaketet för utvalda leverantörer. En jämförelse av leverantörserbjudanden görs, och baserat på detta föreslås en rekommendation för val av leverantör till projektägaren. Efter att erbjudandet har accepterats skapas ett avtal motsvarande upphandlingspaketet, och dess värde läggs till projektets åtagna kostnader.
Leverantörsinformation uppdateras regelbundet genom en implementerad integration i kundens leverantörsansvarsinformationstjänst. Dessutom kan kunden utvärdera sina leverantörer efter varje leverans.
Projektägarens inköpsfakturor och faktiska kostnader
Leverantören av byggledningstjänster avtalar separat med varje projektägare om integration med projektägarens ekonomisystem. En integration som har implementerats en gång kan användas för nya projekt hos samma projektägare såväl som för andra.
Integration med projektägarens inköpsfakturasystem möjliggör överföring av fakturagranskningsprocessen från projektägarens system till kostnadshanteringstjänsten. Under fakturagranskningsfasen allokeras inköpsfakturor till projektets aktivitetskoder, kostnadskategorikoder och betalningsavbetalningar.
Integration med projektägarens ekonomisystem möjliggör hämtning av faktiska kostnader i kostnadshanteringstjänsten. Redovisningsreskontra ärver automatiskt allokeringsdata från respektive inköpsfaktura.