Leverantörssamarbete i utvecklingsprogrammet för kollektivtrafik
Två städer behövde ett gemensamt kostnadshanteringssystem för utvecklingsprojektet för kollektivtrafik för att följa upp faktiska kostnader och fördela dem enligt överenskommelse mellan parterna. Dessutom behövdes stöd för årlig budgetering, månatlig prognostisering och godkännandeprocessen för leverantörsfakturering.
Gemensam kostnadshanteringstjänst
PLM-Zone tillhandahöll en lämplig kostnadshanteringstjänst för utvecklingsprojekt inom kollektivtrafik, där tjänsteleverantörer från städer skickar in de faktiska kostnaderna antingen genom integration eller uppladdning i Excel. PLM-Zone och tjänsteleverantörerna utvecklade gemensamt en ny månatlig prognosfunktion för kostnadshanteringstjänsten.
Budgetering och månatlig prognos
Den slutliga kostnadsberäkningen för utvecklingsprojektet har fördelats i årliga budgetar för hela projektets livscykel. Varje höst förfinas budgeten för följande år och motsvarande prognos från högre konsolideringsnivåer ner till kostnadsställen. Dessutom distribueras den årliga budgeten motsvarande prognosen månadsvis, vilket underlättar den årliga budgeteringen och kassaflödeshanteringen för både städer och tjänsteleverantörer.
Kostnadsdelning
Kostnadsdelningsrapporteringen för kostnadshanteringstjänsten fördelar de kostnader som kan hänföras till staden och tjänsteleverantörerna enligt avtalet mellan parterna. Skillnaderna i avtalet och de faktiska kostnaderna för de olika parterna avräknas kvartalsvis.
Leverantörssamarbete
Leverantörerna i utvecklingsprojektet är huvudsakligen indelade i design- och andra konsultföretag samt leverantörer av trafikstyrningssystem.
Ordrar som motsvarar leverantörernas kontrakt skapas till kostnadshanteringstjänsten, tillsammans med deras betalningsrader.
Leverantören begär faktureringsgodkännande för varje betalningsrader efter att leveransen är slutförd. Representanten för den tjänsteleverantör som ansvarar för leverantören kontrollerar leveransen och beviljar faktureringsgodkännande. Leverantören skickar den faktiska fakturan först efter att ha mottagit faktureringsgodkännandet.